Als Agentur befassen wir uns natürlich nicht nur mit externer Kommunikation, wie zum Beispiel bei Presseinformationen oder Kundenmagazinen. Wir erstellen auch Texte für die interne Kommunikation. Für Mitarbeitermagazine. Für E-Mails. Aber auch für interne Plattformen, Intranets aller Art – ob social oder nicht. Beim Aufbau und der Etablierung der Plattformen unterstützen wir konzeptionell und operativ. Aus diesem Grund war ich Anfang Juli bei einer Expertenrunde zum Thema Mitarbeiterplattformen, kurz MiPo-Konferenz 2015, in Düsseldorf. Es war spannend, sich mit anderen Intranet-Dienstleistern auszutauschen und ein paar Punkte möchte ich hier gern teilen:
Zielgruppen einschätzen!
Egal, was für eine Plattform Sie einsetzen möchten, bei der internen Kommunikation müssen alle mitmachen – sonst funktioniert das ganze Projekt nicht. Oft ist es so, dass irgendjemand im Topmanagement gehört hat, dass man auch intern “was mit social machen sollte”. Die anderen Topmanagementler nicken, finden es toll und geben es an die nächste Führungsebene weiter. Das sind häufig Menschen mittleren Alters, schon lange im Unternehmen und bekleiden eine Position im mittleren Management. Unter sich haben sie die Sachbearbeiter, die Arbeitsbienen des Unternehmens. Sie wissen schon lange, wie sie sich bei der täglichen Arbeit helfen können. Sie haben keine Angst vor neuen Arbeitsformen. Aber die mittlere Führungsebene, die hat Angst. Angst vor Veränderung, Angst vor Mehrarbeit, Angst vor Kontrollverlust, weil nun hierarchische Ebenen durchdrungen werden. Diese mittlere Führungsebene ist häufig die bevorzugte Zielgruppe, die Sie aufklären müssen und ihnen die Ängste nehmen müssen. Ansonsten bremsen sie das ganze Projekt. Und wer bremst, verliert.
Flankierende Kommunikationsmaßnahmen!
Wenn Sie ein ganz neues System aufsetzen, müssen alle Mitarbeiter informiert werden. Häufig funktioniert das am besten über analoge Medien. Plakate in der Kantine, Flyer, die ausliegen oder von “echten Menschen” an Informationsständen verteilt werden. Ein Büro, indem Sie den Arbeitsplatz der Zukunft präsentieren. Ein Vorgesetzter, der begeistert von der neuen Art der Zusammenarbeit erzählt. Schauen Sie, wo die unterschiedlichen Touchpoints Ihrer Zielgruppen sind. Das kann ein Wasserspender sein, die Stempeluhr oder aber auch das gute alte Schwarze Brett. Sie wissen, es gibt nichts Schlimmeres als Flurfunk und so verbreitete Halbwahrheiten. Jemand bekommt am Rande etwas mit und fängt an, Ihre Belegschaft aufzuhetzen. Warum streuen Sie also nicht echte Informationen, die das Projekt nicht durch Geschwätz bremsen? Denn wer bremst, verliert.
Das richtige Team finden!
Intranets sind kein (reines) IT-Thema. Diesen Fehler haben wir alle bei Kunden gesehen. Die IT kennt sich vielleicht mit dem Tool aus oder hat noch eine SharePoint-Lizenz zur Verfügung und installiert das dann mal. Aber häufig weiß die IT eben nicht, welche Kommunikationskanäle für Sie Sinn machen. Und dass dann halt vielleicht nicht der SharePoint-Standard funktioniert, sondern eben doch noch mal programmiert werden muss, bis das Optimum erreicht ist. Soll nicht heißen, dass die IT nicht in Ihr Team gehört. Aber ebenso müssen die unterschiedlichsten Beteiligten miteinander diskutieren. In welcher Konstellation ist dabei eigentlich egal, wichtig nur, dass sich niemand übergangen fühlt. Denken Sie zum Beispiel an die Azubis, den Betriebsrat, die Juristen, die unterschiedlichen Führungskräfte – und vergessen Sie auch nicht die Menschen in der Produktion. Holen Sie möglichst viele Stimmen für Ihr Projekt ein und informieren Sie alle umfassend. Dann löst der ein oder andere die angezogene Handbremse. Wer bremst, verliert.
Das Enabling nicht vergessen!
Sie können Ihren Mitarbeitern nicht einfach eine neue Software installieren und dann wieder gehen. Besonders wenn neue Arbeitsweisen verlangt werden, Kommunikationswege betreten werden, die Ihre Mitarbeiter so nicht kennen. Wo plötzlich innige Unternehmenskultur gelebt wird, wo vorher hohe Distanz herrschte. Das alles verunsichert Ihre Mitarbeiter und sie freuen sich über jede Hilfe, die sie bekommen können. Wenn Sie Probleme haben, die Schulungsmaßnahmen genehmigt zu bekommen, vergessen Sie nicht, die Wertschöpfung in Ihre Argumentationskette zu integrieren. Oder wie es Kollege Matthias Lorentz so schön gesagt hat: “Eine Software, die genutzt wird, bringt ein Ergebnis. Eine Software, die besser genutzt wird, bringt ein besseres Ergebnis.” Hm, und eine Software, die nicht richtig funktioniert, bremst die Wissensarbeiter. Und – Sie ahnen es – wer bremst, verliert.
Lassen Sie sich und Ihr Projekt nicht ausbremsen! Holen Sie sich Hilfe von Experten.
Über die MiPo
Die MiPo gibt es seit 2010 und wurde unter der Leitung von Prof. Dr. Karsten Wendland von seinen Studierenden des Studienschwerpunktes „Technische Redaktion“ konzipiert und organisiert. Seither hat sich die Konferenz zu einer festen Konstanten in unserem Kalender entwickelt. Veit Mathauer ist außerdem Mitglied im Programmkomitee.
Bildquelle: gratisography.com
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