Mit Wiki und Blog: Sympra ist seit 2007 Enterprise 2.0!

Bild: fotolia.deVor ein paar Tagen rief mich der Redakteur Oliver Hein-Behrens an, der für den PRREPORT einen Beitrag über Social Media im Unternehmen, und da insbesondere auch in Public-Relations-Agenturen, recherchierte. Von Prof. Dr. Thomas Pleil von der Hochschule Darmstadt wusste er, dass wir bei Sympra seit einiger Zeit 2.0-Plattformen für die interne Kommunikation im Einsatz haben.

Als ich die Informationen für seine Recherche zusammensuchte, war ich an ein paar Stellen selbst überrascht. Zum Beispiel darüber, dass wir bereits seit mehr als vier Jahren einen Wiki als Wissensdatenbank nutzen. Im „symWIKI“ haben wir alle Informationen archiviert, die die Kollegen für ihre tägliche Arbeit benötigen: von den Unternehmensleitlinien, über Workflows, Adressen von Lieferanten und Partnern (inkl. Bewertungen), Eventlocations, Anleitungen für Serienbriefe, aber auch Best Practises, Ideen, Konzepte, Checklisten … – aktuell sind dies rund 500 Artikel. Die Artikel werden – tatsächlich! – von allen Mitarbeitern erstellt, gepflegt und aktualisiert. Da wir konkurrierende Informationsmedien (Ordner, Dokumente irgendwo auf dem Server, Zettelkästen etc.) abgeschafft haben, stehen alle relevanten Information im Wiki. Zudem hatten unsere Assistentinnen die Anweisung bei Fragen – sie erhielten von ihren Kollegen täglich viele Fragen! – mit dem Hinweis „Schau in den Wiki“ zu beantworten. Das war am Anfang lästig, heute beginnt die Recherche in der Regel im Wiki.

Unser interner Blog dient als Schwarzes Brett und informiert über Aktuelles aus dem Agenturgeschehen, von Kunden und Lieferanten und Wissenswertes aus der Branche, über Veranstaltungen etc. Auch auf neue, wichtige Artikel im Wiki wird im Blog hingewiesen. Alle Mitarbeiter dürfen bzw. sollen bloggen bzw. kommentieren. Wer eine Veranstaltung besucht hat, muss darüber zum Wissenstransfer ein Posting verfassen. Da nicht immer alle Mitarbeiter im Büro sind, dient der Blog als Informationsplattform, aber auch als Wissensdatenbank.

Für die – eher informelle – Kommunikation zwischen den Sympra-Kollegen nutzen wir zwei „geheime“ Facebook-Gruppen. Eine weitere Facebook-Gruppe setzen wir für die Kommunikation mit unseren internationalen Partneragenturen ein. Google+ haben wir als Plattform für das Management eines Kundenprojekts getestet, haben dann aber auf Google-Docs umgeschwenkt; Google+ war schlichtweg nicht die Plattform, die bei allen Projektbeteiligten stets im Blickfeld war.

Wiki und Blog sind längst selbstverständliche Werkzeuge für Wissensmanagement und interne Information. Die Zeiten, in denen wir wichtige Daten irgendwo in einem Pfad auf dem Server abgelegt haben und alles Mögliche per Mail „an alle“ geschickt haben, sind schon ewig her. Da hat es mich dann doch verwundert, dass Oliver Hein-Behrens am Ende schreibt: „Noch sind Agenturen wie Sympra … beim Thema Social Intranet Ausnahmen in der deutschen PR-Landschaft.“

Der Beitrag „Konversation ohne Vorzimmer“ von Oliver Hein-Behrens ist in der Dezember-Ausgabe des PRREPORT erschienen.

Über den Verfasser

Veit Mathauer ist einer der beiden Geschäftsführer von Sympra. Wirtschaftswissenschaftler, Journalist, PR-Mensch, Boardmitglied im internationalen Public Relations Network (PRN) und Blogger. Ansonsten auch in den einschlägigen sozialen Netzwerken zu finden.

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