Love it, change it – or leave it | Sympra meetet neu

Regelmäßige Wochen-Meetings sind ja so eine Sache. Bei Sympra hieß das Format lange Zeit  „symA“. Anfangs am Mittwochmorgen von 9:00 bis 9:30. Inhalt: Blick in den Kalender der nächsten 2 bis 7 Wochen. Rückblick der vergangenen Tage. Später dann – geschuldet dem Verkehr in und um Stuttgart – neuer Termin: Dienstags nach dem Mittagessen. Der Inhalt blieb. Was hat sich verändert? Im Prinzip nichts. Das zehrte an der Motivation.

Selbstkritisch frage ich mich, warum wir nicht schon früher aktiv wurden. Wahrscheinlich war der Leidensdruck doch nicht ganz so hoch oder es schlichtweg Jammern auf hohem Niveau. Jedoch: Bei einem Team von unserer Größe, den unterschiedlichen Kunden und Projekten, Arbeitszeitmodellen und Kollegen in München ist ein Format, bei dem sich alle kurzschließen können, durchaus sinnvoll. Doch wie das umsetzen? Ein Fall für ein Design Thinking Projekt!

No „leave it“!

Wir – ein kleines DT-Team über alle Hierarchien hinweg – starteten mit den Interviews der Kolleginnen und Kollegen. So erfuhren wir, was sie sich wünschten, unbedingt vermeiden wollten und was für sie ein ideales Meeting ausmacht. Das Schöne daran war der grundsätzliche Konsens darüber, ein wöchentliches Meeting zu haben. Nur der Inhalt soll besser passen. Ganz vorne auf der Anforderungsliste stand der „Austausch“, um mehr Synergien für die tägliche Arbeit in der Agentur zu schaffen. Der Golden Nugget für die weiteren Phasen des Brainstormings und Prototypings war gefunden.

Lego, Klebezettel und Ideenreichtum

Unser Brainstorming und das Visualisieren des Prototypens waren fruchtbar und mit Lego & Co. lässt sich ganz prima ein alternatives Meetingformat darstellen: Die symR. (Das „R“ steht dabei für „Runde“). Mehr Austausch, ein alphabetisch und wöchentlich wechselnder Moderator, komprimierter Blick in den digitalen Kalender und im Anschluss Zeit, sich über Aktuelles auszutauschen: Projekte, Erfahrungen, Herausforderungen, Themen. Und weil es dienstags ab 13:30 stattfindet, bleiben wir einfach nach dem Lunch stehen. Hielten wir für eine agile Idee!

Der Test…

…lief wie aus dem Bilderbuch: Die Kollegen waren das lange Stehen (oder Stehen überhaupt) nicht gewohnt, das ausschweifende Erzählen über Aktivitäten fand teils nur wenig Anklang. Aber immerhin die Technik funktionierte und der wirklich sehr kurze Voraus- und Rückblick in den Kalender passte. Das war auch das einhellige Feedback der anonymen Online-Umfrage im Anschluss.

Das Optimieren

Wir haben das Feedback im Team betrachtet, an manchen Stellschrauben gedreht und nach weiteren Tests hatten sich anfängliche Negativ-Punkte aufgelöst. Seitdem haben wir wieder ein rund 30-minütiges Wochenmeeting mit deutlich mehr Inhalt, bei dem wirklich alle beteiligt sind. Es teilt sich auf in eine Kalenderschau und jeder bereitet ein Post-it vor, auf dem in nur einem Stichwort steht, was gerade bewegt. Das kann ein Projekt sein, eine Kundenanfrage, eine interessante Lektüre, Veranstaltung… Daraus ergeben sich meist Anknüpfungspunkte. Und wir stehen immer noch. 🙂

Das Coffee-Date

Und weil Gamification nicht zu kurz kommen soll, gehört zur neuen symR auch ein kleines Kartenspiel: Jeder Mitarbeiter ist auf einer Spielkarte abgebildet. Am Ende des Meetings ziehen die Kollegen nacheinander verdeckt eine Karte und sind dazu aufgerufen, mit dem jeweils Abgebildeten bis zur nächsten symR einen Kaffee zu trinken. Daraus hat sich in den vergangenen Wochen ein beliebtes Format entwickelt, das nicht so informell wie eine Zigarettenpause und nicht so formell wie ein Projektgespräch ist. Es ist einfach von allem das Beste!

Und wozu Design Thinking?

Wahrscheinlich wäre man irgendwie auch anders auf ein neues Format gekommen. Jedoch: mit den Phasen des Design Thinkings, der Methode und Philosophie dahinter, haben wir es geschafft, ein eingestaubtes und unbeliebtes Meeting neu zu denken, ohne uns an irgendeiner Stelle im Prozess zu verlieren. So gehen wir auch Kundenprojekte an. Breite Erfahrung in Kommunikationsprojekten aller Art hilft natürlich, aber trotzdem ist jede Lösung, die wir liefern, eine Losgröße 1. Und Innovationen leben vom Andersdenken, Neudenken oder Querdenken.

 

 

Über den Verfasser

Jasmin Sieverding ist seit Mai 2012 bei Sympra und als Senior Consultant überwiegend in den Bereichen Maschinen- und Anlagenbau und Logistik tätig. Leidenschaftlich beschäftigt sie sich mit Fragen der Digitalisierung.

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Kommentare zu diesem Post

HSt

Find ich super! Gute Idee und tolle Umsetzung. Grüße vom Sympra-Rentner.