„Ich hätte da einen Änderungswunsch…“

Fönfrau

Texteschreiben gehört zu unserem Tagesgeschäft – seien es Presseinformationen, Anwenderberichte, Imagebroschüren oder Flyer. Bevor diese Texte veröffentlicht werden – egal ob gedruckt oder online –, durchlaufen sie Freigabeschleifen, sowohl intern nach dem 4-Augen-Prinzip, als auch extern mit den Kunden. Hierzu versenden wir grundsätzlich Word-Dokumente, die sich bearbeiten lassen.

Wir freuen uns natürlich, wenn wir Inhalt und Tonalität auf Anhieb so treffen, heißen aber auch Feedback und Änderungswünsche jederzeit willkommen.

Wer jetzt denkt „Ha, Änderungen und Korrekturmodus in Word gehören zusammen wie Jacke und Hose“, der irrt. Meistens. Meistens ganz gewaltig. So sehr, dass es sich tatsächlich lohnt, die verschiedenen Typen einmal zu clustern.

Der Telefonist
Das ist noch vergleichsweise harmlos, daher bieten wir auch immer diese Form des Feedbacks an. Der Telefonist liest sich den Text durch und ruft dann an. Gemeinsam graben wir uns durch rudimentäre Ortsangaben auf einem DIN-A4-Blatt und gehen live alles durch. Vorteil: Es ergibt sich meist noch zusätzlicher Input oder mögliche Missverständnisse auf beiden Seiten lösen sich auf.

Der Mail-Schreiber
Der Mail-Schreiber telefoniert nicht gern, denn sonst wäre er der Telefonist. Um eine derartige Mail zu verfassen ist schon einiges an Mühe nötig. Anders wäre es nicht möglich, in Spiegelstrichen die Dinge aufzuzählen, die nachzubearbeiten sind. „Bitte ergänzen Sie auf der zweiten Seite im dritten Absatz hinter dem Doppelpunkt noch folgenden Namen…“. Mache ich natürlich gern – sobald ich die Stelle gefunden habe. #Trüffelschwein

Der Scribbler (mit Scanner)
Ich geb’s zu: Ganz papierlos arbeite ich nicht. Um einen Text nochmal mit frischem Blick zu lesen, wage ich es tatsächlich auch manchmal, ihn auszudrucken. Das macht der Scribbler auch. Leider. Denn zunächst druckt er den Text aus und legt dann los. Pfeile, Fragzeichen, schwer erkennbare Symbole, die entweder ein Gruß ins All oder aber auch ein ergänzendes Wort sein können – ja, der Scribbler wird wissen, was gemeint ist. Ich auch, meistens. Vielleicht wäre es besser, wenn das bekritzelte Blatt mit der Post käme. Stattdessen wird es dann wieder eingescannt. In einer unterirdischen Auflösung (300 dpi – was’n das?). Mit staubiger Scanner-Oberfläche. Ja, man spart dadurch keine Zeit, denn meist greife ich danach zum Hörer und lasse mir fragliche Stellen nochmals erläutern.

Der Scribbler (ohne Scanner)
Der Scribbler (ohne Scanner) arbeitet identisch zum Scribbler (mit Scanner). Einziger Unterschied ist hier die Übertragungsweise der Dokumente. Der Scribbler (ohne Scanner) nutzt hierfür eine weiße Tischplatte, mutmaßlich der Schreibtisch, legt darauf die ausgedruckten und bekritzelten Word-Dokumente und fotografiert sie mit seinem Smartphone ab und schickt sie so per Mail. Ein Glück, können aktuelle Smartphones auflösungstechnisch mit SLR-Kameras mithalten.

Der Gelb-Markierer
Meist bekommen wir vom Gelb-Markierer eine Mail mit angehängtem Word-Dokument zurück. Im mailischen Begleit-Schreiben heißt es dann in etwa „Ich habe Ihnen fragliche Stellen gelb markiert. Bitte den gelb-markierten immer wiederkehrenden Begriff mit einem Bindestrich versehen. Für die anderen gelb-markierten Stellen bitte einen alternativen Formulierungsvorschlag machen.“

Der Vortäuscher
Pluspunkt für den Vortäuscher: Er weiß zumindest, wie ein änderungsmarkiertes Dokument aussehen MÜSSTE. Nachteil: Er weiß nicht, wie man es macht. Von daher macht sich der Vortäuscher die Mühe und ändert für ganze Sätze die Schriftfarbe in rot (Korrekturmodus sagt „gelöscht”), streicht sie noch durch und ergänzt – ebenfalls in rot – neue Worte, Angaben etc. Auch die Kommentarfunktion kennt der Vortäuscher rein von der Optik her. Daher bastelt er mit Fleiß kleine Textfelder an den Rand und befüllt diese. Diese Art der Täuschung führt bei mir im ersten Schritt dazu, dass ich mich freue „juhu, der Korrekturmodus!“ und dann enttäuscht bin, weil das „Änderungen annehmen” natürlich nicht funktioniert.

Der Legenden-Schreiber
Eng verwandt mit dem Gelb-Markierer ist der Legenden-Schreiber. Er glaubt, dass aus Übersichtlichkeitsgründen verschiedene Farben hilfreich sind. Sind sie nicht, so viel vorweg! Da hilft es auch nicht, dass dazu eine passende Legende entweder in der Begleit-Mail oder irgendwo im Word-Dokument enthalten ist. Da heißt es dann „Grün = kann so bleiben”, „Rot = muss gelöscht werden”, „Blau = hier haben wir ergänzt”, „Gelb = Hier haben wir Kommentare direkt in den Satz eingetragen”. Merci, ganz zauberhaft.

Und wie geht’s besser?
Der Korrekturmodus in Word befindet sich hinter dem Reiter „Überprüfen”. Dort klicke ich auf die Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen”, und schon ist es aktiv. Und wir können die Änderungen nachvollziehen. Und diese auch annehmen. Wenn ich einen Kommentar zu einer bestimmten Stelle verfassen möchte, dann klicke ich im Fließtext mit meinem Cursor darauf, oder markiere das Wort, den Satz und nutze dann die Schaltfläche „Neuer Kommentar” und kann dann ganz bequem meinen Hinweis eintragen. Oftmals aktivieren wir die Schaltfläche schon, damit keine andere Wahl bleibt, als den Modus zu nutzen.

Und wenn mich das alles durcheinander bringt, kann ich unter „Markup anzeigen” das Häkchen bei „Einfügungen und Löschung” rausmachen und ganz normal im Text arbeiten. Wenn ich dann sehen will, was geändert wurde, mache ich das Häkchen einfach wieder rein.

Das erleichtert es uns Redakteuren, Rückmeldungen korrekt und adäquat zu berücksichtigen und Kunden müssen in seltenen Fällen mit Rückfragen, die sich rein auf das Verständnis zu den Änderungen beziehen, rechnen.

 

Bild: www.gratisography.com

Über den Verfasser

Jasmin Sieverding ist seit Mai 2012 bei Sympra und als Consultant überwiegend in den Bereichen Maschinen- und Anlagenbau sowie Logistik tätig.

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Kommentare zu diesem Post

Tim Reiser

Amüsant, wahr – und ganz schön gewagt. Bin gespannt, wie eure Kunden diesen Artikel aufnehmen. ;-) Unserem Workflow hilft Google Docs sehr! Der Vorteil, dass man nur noch _eine_ Instanz eines Dokuments hat (anstatt viele E-Mail-Anhänge), ist unschlagbar – ganz besonders wenn mehrere Parteien mitlesen, korrigieren und kommentieren wollen. Selbst zeitgleich an einem Dokument arbeiten, ist kein Problem. Dann sieht man nicht einen, sondern entsprechend viele farbige Cursor (ggf. auch mit Namen daran)… Es gibt einen Überarbeitungsverlauf, Vorschlagsmodus und das Kommentieren ist ein Kinderspiel: https://youtu.be/kSRSPF6zgfo?t=2m35s (Und niemand braucht mehr MS Office oder andere kostenpflichtige Software.) Ist sicherlich ein gewagter Schritt, wenn ein Großteil der Unternehmensarbeit auf diesen Dokumenten beruht, aber vielleicht lohnt sich ja mal ein Test-Ballon…

Jasmin Sieverding

Wo viel Licht ist, da gibt’s hin und wieder auch ein wenig Schatten. Und letztlich finden wir immer eine funktionierende Möglichkeit, Texte unmissverständlich miteinander abzustimmen. Vom Korrekturmodus bis hin zum gemeinsamen Arbeiten auf Sharepoint.

Sabine Birk

Hahaha, liebe Frau Sieverding, gefällt mir!! :D Besonders über den Scribbler habe ich sehr gelacht ..."die entweder ein Gruß ins All oder aber auch ein ergänzendes Wort sein können"... Und? Zu welcher Sorte gehören wir??? ;) Liebe Grüße Sabine Birk

Herr Oppold

Gut geschrieben und auch ein wenig geschmunzelt. Allerdings lässt mich dieser Text ein wenig an der Unternehmensphilosophie zweifeln da ich als Kunde vorgeführt werde, zumindest gefühlt. Viele Unternehmen mit großer Nähe zum Kunden würden mit Sicherheit sowas nicht im eigenen Blog veröffentlichen. Bitte besprechen Sie solche Probleme doch direkt mit dem Kunden anstatt dies öffentlich zu verkünden. Dies lässt Ihr Unternehmen weitaus weniger überheblich wirken.

Veit Mathauer

Lieber Herr Oppold, überheblich sollte unser Posting natürlich nicht wirken. Wir haben uns ja auch gar nicht beschwert, sondern nur einige Anekdoten der vergangenen Zeit gesammelt und ein wenig geclustert. Kein Spot, kein Hohn, keine Klage. Ich glaube, nur wenn man ein wirklich gutes Verhältnis zu seinen Kunden hat, kann man - augenzwinkernd - so etwas veröffentlichen. Die Resonanz unserer Kunden war jedenfalls durchweg positiv.