Event-PR: Nach dem Spiel ist vor dem Spiel

Pulsierendes Stimmengewirr. Strahlende Gesichter. Mehr als 170 Teilnehmende. Das Productivity Symposium ist eine gelungene Kombination aus Fachtagung, Marktplatz für innovative Ideen und Dialogplattform. Ein Live-Event, das in den Führungsetagen des süddeutschen Mittelstands gleichermaßen beliebt ist wie bei jungen Unternehmer:innen von Start-ups. Die Oldtimerfabrik Classic in Neu-Ulm bietet mit ihrem futuristischen Neubau eingerahmt von altehrwürdigen Fabrikmauern den perfekten Rahmen für die bereits zum dritten Mal von der CONCEPT AG gemeinsam mit Partnern ausgerichtete Veranstaltung. Und wie in den Vorjahren war Sympra für die Kommunikation rund um die Veranstaltung zuständig. Eine herausfordernde Aufgabe, die meine Kolleginnen und mich mehrere Monate beschäftigte – und genau die Art von Arbeit, die mir viel Spaß und meinen Job so vielseitig macht.

„Technologievorsprung – Deutschland als Vorreiter bei Ressourcen- und Energieeffizienz?“ Das Ende vergangenen Jahres entwickelte Motto des Symposiums hätte angesichts der geopolitischen Entwicklung kaum aktueller sein können. Doch wie wird aus einer markanten Leitfrage ein Erlebnis, das positiv im Gedächtnis bleibt? Es braucht Inhalte, die für die Gäste gleichermaßen informativ wie unterhaltsam, überraschend und nützlich sind. Das geht nicht von heute auf morgen. Deswegen starteten wir knapp fünf Monate vor dem Event damit, potenzielle Speaker für die Keynote und Diskutant:innen für die Podiumsdiskussion zu kontaktieren, Themenfelder abzustecken, Fragenkataloge und einen Moderationsleitfaden zu erarbeiten.

Parallel zum inhaltlichen Feinschliff des Programms auf der Bühne konzipierten wir ein 24-seitiges Print-Magazin mit vierseitigem Beileger. Es schlägt die Brücke zwischen den Live-Präsentationen zu medialen Inhalten, die im Nachgang nicht nur einen Rückblick auf das Symposium bieten, sondern die Themen über den Tag hinaus vertiefen. Dazu führten wir am Veranstaltungstag mehr als ein Dutzend Interviews in einem extra für diesen Zweck aufgebauten Kamera-Set. Über QR-Codes im Magazin sind die Videotalks abrufbar, um die Kernaussagen der Referenten nochmals nachvollziehen zu können. Darüber hinaus generierten wir zusätzlichen Content für die Webseite der CONCEPT AG, indem wir Gespräche mit Kunden über erfolgreiche Projekte zu Produktivitätssteigerungen in ihren Unternehmen und Werkshallen aufzeichneten.

Das diesjährige Productivity Symposium war eine inspirierende Veranstaltung, bei der alles auf den Punkt genau passte. Wer hinter die Kulissen blickt, der weiß, wieviel Organisations- und Abstimmungsaufwand damit verbunden ist. Das gilt auch für die zahlreichen Aufgaben rund um die Kommunikation – angefangen von der Konzepterstellung und den Briefings über die Orchestrierung weiterer Dienstleister bis zur Texterstellung, Bildauswahl und diversen Freigabeschleifen. Diese Vielfalt der Arbeitsschritte verlangt meinen Kolleginnen und mir sehr unterschiedliche Fähigkeiten ab und macht es gerade dadurch so interessant. Das Tüpfelchen auf dem i ist für mich die langfristige und ausgezeichnete Beziehung zu unserem Kunden, durch die wir mit allen am Symposium Beteiligten als bestens eingespieltes Team agieren. Nach dem Spiel ist vor dem Spiel – die Fußballer-Weisheit gilt auch fürs Event-Management. Deswegen: Jetzt einmal kurz durchschnaufen und dann freuen wir uns sehr darauf, an neuen Ideen für das Productivity Symposium 2023 mitzuwirken.

 

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Über die Verfasserin

Rebecca Weiand-Schütt ist Senior Consultant bei Sympra. Die PR-Referentin und Wirtschaftswissenschaftlerin betreut Unternehmen in allen Bereichen der B2B-Kommunikation und hat sich zur Digital Transformation Managerin fortgebildet.

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